Analyse de l'appel à communs et propositions

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Retour d'expérience AAC

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Analyse permanente de l'appel à communs et propositions d'améliorations

Analyse du processus de l’appel à commun

Faciliter la mutualisation entre porteurs

Qu’est ce qui est attendu

• Mise en relation des acteurs qui pourraient collaborer ou se croiser.

En quoi ça y répond

• Lorsque deux projets ont des sujets proches à travailler, il peut leur être demandé de travailler à de la mutualisation si ils souhaitent être financés. Cela se fait via le forum et les porteurs sont libres d’échanger ensuite.
• Les personnes arrivent à se contacter. Sur le forum, c’est fonctionnel. Sur le wiki, un lien depuis le profil envoie maintenant vers le forum afin de faciliter la mise en relation ( amélioration réalisée au cours de l'appel à communs)

Améliorations potentielles :

• Définir qu'est ce qu'une proposition de collaboration valable aux yeux de l'ADEME.

Proposition de l'équipe conseil : Avoir des animateurs pour organiser la mutualisation

Lors des temps d'échange de mutualisation entre porteurs, avoir un animateur qui connaisse bien les projets ou a pris le temps de comprendre les tenants et aboutissants et qui ait en tête des propositions à faire aux deux projets. Sans cela, il est difficile de faire émerger des propositions de mutualisation pour les porteurs (surtout en un temps court). Il vaut mieux une personne tierce aux deux projets pour émettre des proposition

Réussir à résoudre les défis

Qu’est ce qui est attendu

• Permettre de résoudre des défis particuliers

En quoi ça y répond

• Les communs se positionnent selon certains défis. Cela permet d’identifier autour d’un défi plusieurs ressources.

Propositions d'améliorations :

Proposition phare de l'équipe conseil : Avoir des défis plus précis

Pour faciliter la mutualisation, les défis auxquels répondent les communs (et donc aussi les "raisons d'être" des communs) pourraient être précisés avec plus de granularité, permettant d'identifier avec précision ce que souhaite résoudre un commun. Cela permettrait de rapidement identifier les acteurs proches qui tentent de répondre à des défis précis.

Mobiliser les acteurs des communs et réussir à les soutenir

Qu’est ce qui est attendu

• Amener un nombre important d’acteurs à répondre à l’appel à commun et réussir à soutenir les acteurs légitimes

En quoi ça y répond

• L’appel à commun mobilise déjà beaucoup d’acteurs du domaine de la résilience
• Le fait de pouvoir faire des liens entre les fiches (par les acteurs, les projets, les communs) avec aussi des fiches qui restent visibles, facilite la mobilisation car il y a un référencement et des acteurs qui voient un enjeu à s’identifier.

Améliorations potentielles :

• Appel à commun chronophage pour les petites structures, avec beaucoup d'ateliers au démarrage, parfois des temps de validation des financements longs, des financements pas accessibles même dans le cas d'une bonne évaluation des projets.
  • Proposition de clarifier le cadre de participation : Bien clarifier ce qui relève du processus de sélection de ce qui relève de la participation à la dynamique pour éviter que certains se sentent obligés de participer à tout pour être financés.
  • Clarifier les budgets réellement disponibles
• Organiser des entretiens avec les acteurs déjà présents pour identifier à quelles conditions ils pourraient participer à ces appels à communs.
• Observatoire des Communs :
  • Des acteurs déjà engagés et légitimes pour être financés qui ne se mobilisent pas. Et beaucoup de ressources en émergence alors que beaucoup de communs déjà existants pourraient être soutenus.

Proposition phare de l'équipe conseil : Développer un observatoire des communs

Réaliser un travail en amont d'état de l'art / observatoire des communs existants par rapport aux défis choisis et de leurs enjeux de développement afin de plus facilement mobiliser les communs qui auraient besoin de soutien de participer à ce type d'Appel à communs. Il serait question d'identifier les points faibles des communs actuels déjà pertinents pour pouvoir intervenir

Proposition phare de l'équipe conseil : Développer un dispositif d'aide à la réponse aux Appels à Communs

Accompagner des personnes qui font des communs mais ne sont pas habitués ou outillés pour répondre à des dispositifs de ce type (par exemple: OpenStreetMap vs grandes entreprises habituées) et compenser les acteurs classiques qui s’adaptent pour répondre à l’appel à communs mais qui n'ont pas la culture des communs.

Permettre une validation du financement la plus juste au niveau des sélections et non sélection.

Qu’est ce qui est attendu

• Réussir à financer les communs de manière juste.

En quoi ça y répond :

• Aujourd’hui, plusieurs experts étudient les communs proposés et réalisent une notation selon une grille. Ensuite, les services de l’ADEME qui peuvent engager des financements et qui sont liés au thème du commun peuvent valider les projets

Améliorations potentielles

• Recherche d'autres régions, experts ou financeurs qui puissent évaluer : Comment permettre une évaluation avec d'autres organisations ? Ouvrir l'évaluation à ces autres acteurs, en particulier les autres financeurs ?
• Réfléchir à laisser la liberté à une diversité de financeurs et leurs services de valider des financements, où l’évaluation est un outil partagé, mais pas le seul outil de validation. Cela irait dans le sens d’un appel à commun permanent pour les porteurs de communs.
• Evaluation sur le processus du commun (licence, contributeur, partenariat), mais pas sur leur capacité à en faire un commun (expérience, portage juridique, etc...) ? Faut il aussi améliorer l'évaluation sur le processus (ex sur le portage juridique)
• Évaluation Multi-acteurs : Est ce qu'une grille avec des évaluations multi-acteurs ne pourrait pas être pertinente ? Dont une évaluation par des pairs, ou des acteurs de la communauté ? (et dans ce cas, certains évaluateurs pourraient décider de rendre publique leur évaluation).
• Est ce qu'une évaluation qui soit plus guidée, où l'on aide les évaluateurs entre plusieurs critères, et avec la possibilité de commentaires, ne permettrait pas plus de précision ? Faut il créer un cadre plus précis pour l'évaluation de la partie commun ? (Exemple de cette grille en la mettant à jour https://unisson.lescommuns.org/tableau-des-ingredients/ )
• Améliorer le formulaire pour simplifier la compréhension des fiches. cf par exemple de type de présentation . Voir utiliser le wiki pour générer les présentations
• La grille d’analyse, même travaillée avec un plus grand nombre, est elle le bon outil de sélection. Peut-être essayer d’autres modalités de sélection, ou les conjuguer. Par exemple, trouver un moyen.
• Introduire de la démocratie comme le fait fundoss.org  (chacun met ce qu'il peut en financement du défi, mais à la fin chacun a un nombre de points équivalent à distribuer auprès des projets visibles).
• Soutenir un peu tous les acteurs dès que ça rentre dans un cadre défini (ex de l'Appel à projet de Brest), à minima pour financer les coûts de candidature pour ceux qui rentrent dans le cadre  ?
• Pour les non sélectionnés, bien identifier ce que les répondants tirent de la réponse. Sont ils déçus ? Ont ils le sentiment d'avoir perdu du temps ?
• Comment mettre en avant les bénéfices de participer aux candidatures ? (Mise en relation avec d'autres communs et communautés ? Clarification de leurs besoins ?)
• Partager un sondage 7 jours après l’annonce des candidats retenus pour apprendre ce qui marche bien et ce qui ne marche pour avoir des feedbacks rapides sur ce qui peut être amélioré.

Proposition phare de l'équipe conseil :

Réduire le nombre de projets n'ayant aucun soutien financier :

Comment permettre plus de petits financements pour éviter le "non soutien" à un nombre important et de très forts soutiens à d'autres ? Risque d'un échec vécu par les porteurs de communs, avec une sélection qui risque d’être forte par rapport aux nombres de répondants. Cela est d'autant plus pertinent dans l'univers des communs, où le risque d'erreur est réduit, puisque le soutien financier permettra de produire quand même des ressources pour tous, même si elle ne sont pas abouties. Par ailleurs, nombre de communs ont besoin d'avancer par petits pas et des petits financements peuvent aussi être pertinents, en particulier au démarrage des communs.

Permettre du cofinancement via cet appel à commun

Qu’est ce qui est attendu

• La plupart des communs soutenus sont des ressources qui peuvent intéresser d'autres acteurs, autant futurs usagers des ressources (acteurs privés, société civile) que des financeurs publics ou aussi des fondations. L’enjeu serait de favoriser un soutien financier d’autres acteurs (institutions, société civile, etc...) autour des communs séléctionnés.

En quoi ça y répond

• D’autres financeurs sont sollicités pour financer les projets.

Améliorations potentielles

• Le dispositif de cofinancement est encore léger.
• Tester d'autres formats de dépôts de dossier, en lien avec d’autres financeurs, dont aussi les financeurs de la société civile ? (ex: Proposition Lars Zimmermann ou le format FundOSS, définis dans la partie « prospective » de la page sur les modes de financement)
• Trouver des partenaires qui puissent co-financer et faire un webinaire avec eux pour les communs candidats
  • Essayer d'organiser un thème co-financement avec un acteur type CCI qui connaîtrait bien ces sujets et aurait l'habitude de conseiller les entreprises (sinon il faudrait aller chercher un panel représentatif des différents financeurs et essayer d'organiser un temps d'échanges avec la communauté de l'AAC) ? Ça permettrait d'ouvrir la thématique de l'AAC à ces acteurs et inversement de profiter de leurs connaissances sur ce sujet
  • Essayer en parallèle sur le forum d'animer ces échanges (création d'un topic sur "trouver des financements complémentaires" par ex., lancement de quelques idées sur le forum), éventuellement prévoir des fiches "financements complémentaires" sur le wiki, voire proposer aux intéressés de partager leur dossier de demande de financement/subvention (c'est toujours compliqué d'obtenir ces documents, mais c'est d'une grande aide pour ceux qui veulent se projeter dans une telle démarche) ;
  • Directement essayer de faire réagir les autres financeurs à la démarche de l'AAC : dresser une liste des financeurs qui nous semblent intéressants à contacter, échanger avec eux et leur proposer de publier sur l'AAC un résumé des dispositifs qu'ils pourraient proposer aux projets.

Proposition phare de l'équipe conseil :

Animer du coinvestissement dans les communs présentés

• Il n'existe pas encore de dispositif de cofinancement de ressources ouvertes éprouvé au niveau national et dans lequel insérer les communs. L'ADEME pourrait être moteur pour démarrer ce type de processus avec les premiers communs identifiés.
  • Identifier des acteurs avec lesquels mutualiser sur ces approches.
  • Faire des liens avec l'incubateur des territoires : https://mon.incubateur.anct.gouv.fr/ / https://mon.incubateur.anct.gouv.fr/processes/transformation-numerique
  • S'inspirer des campagnes en cours de cofinancement dans les tiers lieux (Ex de l'expérimentation Adopte un commun)

Mobiliser d’autres acteurs que les communs dans le dispositif

Qu’est ce qui est attendu

• Réussir à mobiliser des acteurs comme les territoire pour proposer des terrains d’expérimentation

En quoi ça y répond

• De premiers acteurs publics se mobilisent autour de l’appel à commun et proposent des terrains d’expérimentation

Améliorations potentielles

• Aller chercher en amont plus de territoires avec lesquels collaborer ?
• Identifier une base de données d’agents sensibles sur ces enjeux et à impliquer pas à pas dans le dispositif.
• Mettre en place un kit pour les collectivités (en cours de co-construction avec différentes acteurs territoriaux.)

Proposition phare de l'équipe conseil : Trouver les intérêts transversaux à tous les communs

Concernant les échanges avec la communauté l’enjeu est de déterminer ce qui fait communauté (chacun.e étant très concentré sur son projet) et qu'il serait utile/intéressant de trouver une manière de les amener à penser collectivement sur le sujet de la résilience des territoires. Ce qui marche généralement assez bien, c'est de mener les échanges sur ce qui est transverse (par ex. les enjeux de veille) ou encore ce qui fait interface/référence (des protocoles ou APIs, les schémas de données, certaines données particulières, etc.).

Autres commentaires :

• Il est intéressant de voir que des porteurs de projets utilisent les communautés du wiki pour améliorer leur commun (Exemple, le serious game se base sur la communauté du wiki)
• J’ajoute un questionnement sur plusieurs points qui me semblent liés
  • en quoi le fait que le dépôt des projets de communs est public et visible de tous, change la construction des projets de communs ? constitution des équipes ? fusion de projets ? comme ce fait est nouveau, les acteurs ne sont pas habitués, il manque surement des « choses » pour exploiter pleinement cette option ?
  • il y a des projets de commun sur les outils utilisés. Cette réflexivité est intéressante et vertigineuse...
  • En résumé, j’ai l’intuition que nous ne maximisons pas les opportunités générées par cette transparence. C’est normal car c’est la 1ère fois. Comment peut on se questionner collectivement là dessus et progresser ? il me semble que la phase préparatoire et les itérations pourraient être améliorées. Peut être que les ateliers planifiés par thème permettront de progresser
  • Que peut on « demander » aux projets sélectionnés pour faire avancer l’intérêt général, les communautés, ... en terme d’animation, de documentation, autre ?

• Créer un espace permanent d’expression de besoin de soutien de certains communs non sélectionnés
• Créer un espace pour agréger les communs qui intéressent certaines collectivités

Retours de participants :