Présentation et analyse des outils utilisés

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Retour d'expérience AAC

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Accueil - Retour d'expérience de l'Appel à Communs Présentation bilan de l'AAC Notice de lancement d'un appel à communs Présentation, analyse des outils utilisés et propositions Analyse de l'appel à communs et propositions 👉 La documentation d'accompagnement Editer le menu

Analyse des outils de l’appel à commun

Le dispositif de l’Appel à Communs comprend des outils, une animation et une gouvernance qui lui est propre.

Parmi les outils utilisés pour mettre en œuvre l’Appel à Communs, un certain nombre ne sont ordinairement pas utilisés dans les Appel à Projets classiques. En effet, les outils collaboratifs ont été choisis précisément pour soutenir le principe d’ouverture des données sous-jacent à ce mode d’intervention. Ces outils, également utilisés dans le dispositif des Fabriques, offrent plusieurs avantages :

• La réflexivité : Les outils permettent à chacun de voir et comprendre le collectif, ainsi que l’impact de son action individuelle sur le collectif.

• L’angularité : Chacun utilise les outils qui lui correspondent selon ses besoins, pour exprimer son plein potentiel, individuellement.
• L’adhésion : Plus les outils sont utilisés, plus ils sont attractifs. Cela conduit les acteurs à venir sur les outils, collaborer, inviter d’autres personnes et à étendre à l’étranger la démarche.
• La capitalisation : Les outils facilitent la capitalisation des connaissances, des événements, des projets. Ceci facilite l’adhésion d’une nouvelle personne.

Forum

https://forum.resilience-territoire.ademe.fr/

Ce qui est attendu

• Permettre les échanges et le partage de documentation entre porteurs. C'est une innovation par rapport aux appels à projets, où l'ADEME souhaite mettre en lumière sur la valeur "réseau" que génère ce dispositif de financement
• Informer des évaluations et échanger avec les porteurs à ce sujet
• Garder une trace des échanges
• Pour faciliter les échanges et la documentation avec l’équipe AàC

En quoi ça y répond ?

• Le forum est bien adapté pour ces usages. A la fois avec la possibilité de discuter directement avec des membres, mais aussi dans des fils de discussion publics ou privés.

Améliorations potentielles :

Proposition phare de l'équipe conseil :

Rendre visible un espace forum sur chaque fiche wiki du commun et relier plus fortement les comptes

Faciliter le lien entre les deux, forum et wiki (un lien depuis les profils sur le wiki a été crée à ce sujet). Les comptes sur le forum pourraient se créer en même temps que sur le wiki pour pouvoir toujours contacter les personnes par le forum, qui est plus adapté pour les échanges

WIKI

https://wiki.resilience-territoire.ademe.fr/

Ce qui est attendu ?

• Pour centraliser les candidatures et les information de l'AàC
• Permettre la saisie des dossiers, tout en les rendant publics. C'est là aussi une innovation, puisque toutes les réponses des porteurs de projets sont publiques, l'enjeu étant de favoriser des convergences, mais là aussi de miser sur la valeur générée par le partage des réponses auprès des acteurs ciblés par l'appel à projet
• Permettre une amélioration continue des projets
• Permettre de mettre en réseau les communs, les acteurs, les projets
• Faciliter la mise en place d'une stratégie par l'observation des communs, acteurs et projets de la résilience

En quoi ça y répond ?

• La transparence des réponses apporte un plus à l'appel à commun.
• Le wiki est adapté pour permettre de recevoir les candidatures, les porteurs réussissent à remplir leurs fiches et à les compléter.
• L'approche wiki permet d'enrichir petit à petit la fiche. Mais aussi d'ajouter des liens entre les fiches avec des projets, d'autres communs, des acteurs.
• L'approche wiki permet de pas à pas créer des pages plus complexes qui affichent les données selon des critères spécifiques, et cela directement par les animateurs, sans besoin de techniciens. Par exemple, créer une page des communs qui répondent à un défi sur un territoire spécifique.
• Il est possible de connecter des services autour du wiki comme la cartographie des liens, qui permet un meilleur travail d'observatoire.
• Avec le connecteur SSO, la création de compte pose très peu de soucis, avec la possibilité aussi d'utiliser le forum depuis ce compte
• La production de "coproduits" : L’utilisation du Wiki comme support de documentation a permis d’organiser et de conserver les connaissances produites au cours de cet Appel, il est ainsi possible de consulter plusieurs ressources
  • La bibliothèque des communs indexés  : un état des lieux non exhaustif des ressources ouvertes, open source, open data, sur les sujets de la résilience territoriale et des communs. Les membres de la communauté ont progressivement enrichi cette bibliothèque en indexant des ressources qui pourraient constituer les premières briques de projets de communs. (Ex : des données de mobilité open data indexées sur le Wiki peuvent être réemployées pour le développement d’un commun de mobilité partagée)
  • L’annuaire des acteurs engagés dans la communauté résilience des territoires : il est possible d’identifier spécifiquement les acteurs traitant de l’un des défis de la résilience grâce au filtre de recherche
  • Le graphique des ressources lié aux données du wiki matérialise les liens entre acteurs, communs et personnes, c’est une représentation de l’écosystème de l’Appel à Communs.
  • Une cartographie des projets de territoires lancés sur les enjeux de résilience territoriale. Cette page a notamment été étoffée par les collaborateurs en Direction régionale de l’ADEME.
  • Les traces écrites, vidéos et audio des évènements, ateliers et réunions organisés dans le cadre de l’Appel à Communs ou en lien avec les sujets de la résilience des territoires ou des communs.
  • La documentation et réflexions autour des défis de la résilience des territoires L’agrégation de ces connaissances sur le Wiki pourra s’avérer très utile à tout acteur souhaitant opérer dans le domaine de la résilience des territoires.
  • La documentation d'accompagnement et le REX

Améliorations potentielles :

• Le wiki aurait intérêt à faciliter les liens vers le forum. Faut il un bandeau commun aux différents outils ?
• Certaines fiches sont beaucoup trop documentées. Faut il ajouter un indicateur du nombre de lignes ? (Cela a été réalisé en partie)
• Certaines questions apparaissent comme redondantes pour les porteurs.
• Le wiki ne permet pas à ce stade certaines connexions entre les fiches. Par exemple, si il manque un lien entre un acteur et un commun, il faut choisir de le modifier soit du côté de l'acteur, soit du côté du commun, mais ce n'est pas simple de le faire sur les deux espaces.
• Les modifications d'un nom d'utilisateur ou du titre d'une fiche ne sont pas répercutées sur l'ensemble des espaces où apparaissent ces fiches. Pas automatiquement.

Proposition phare de l'équipe conseil :

 Améliorer le design des fiches

Adapter le design des fiches pour qu'il soit plus adapté pour faciliter la lecture des fiches et la séparation entre la partie "projet" et la partie "réponse à l'appel à commun"

Grille d'évaluation

Lien vers la grille actuelle

Ce qui est attendu ?

• Permettre les évaluations par les experts et les partager

En quoi ça y répond ?

• Les personnes remplissent un tableau excel partagé entre les évaluateurs.

Améliorations potentielles :

Proposition phare de l'équipe conseil :

 Enjeu d’un outil plus avancé pour récolter les évaluations

Un outil de type plateforme pourrait permettre de récolter les évaluations afin de pouvoir les rendre plus fluides, et avoir des niveaux de droits sur ces évaluations. En particulier si l’évaluation devient multi-acteurs et souhaite être davantage guidée (voir partie sur le process de sélection)

Mobilizon

https://mobilizon.fr/@appel_a_communs

Ce qui est attendu ?

• Faciliter l'inscription à des ateliers et les renvois des notifications
• Identifier les pré-inscriptions pour savoir si il faut activer des ateliers (Sonder l'intérêt autour des sujets d'atelier)
• Pour connaître les inscriptions
• Proposer une date qui n'est pas encore fixée

En quoi ça y répond ?

• L'outil facilite les inscriptions, les notifications et le partage des éléments pour ajouter les événements à son agenda. Il est bien désigné.
• Il est possible de savoir qui est inscrit, sauf si les noms d'utilisateurs ne sont pas assez clairs (quand l'inscription avec un compte non anonyme est obligatoire, on a bien le nom d'utilisateur de l'inscrit à l'événement)

Améliorations potentielles :

• Accéder aux mails des inscrits. Actuellement, sur Mobilizon.fr, ce n'est pas possible de voir les mails des inscrits. C'est sans doute une règle RGPD, mais elle est moins adaptée dans le cadre de l'animation avec une communauté spécifique qui a besoin d'être recontactée. Les notifications sont assez poussées dans Mobilizon, mais ne suffisent pas toujours pour certains rappels ou envois de pièces jointes.
• rmq : il serait possible de demander aux participants de remplir un formulaire/D’envoyer un mail pour confirmer leur présence.
• Si la plateforme est auto-hébergée, il sera possible d’avoir les mails via l’administration de la plateforme (attention à vérifier l’accord RGPD dans ce cas là).

Proposition phare de l'équipe conseil :

 Relier Mobilizon au SSO et pouvoir et permettre la préinscription sans date 

Permettre de relier le Mobilizon hébergé au SSO déjà utilisé pour le forum et le wiki. (C’est possible en auto-hébergement). Pouvoir ajouter un événement, mais sans avoir à enregistrer des dates, pour permettre de la pré-inscription (Cela devrait être possible dans la V1.3 (en octobre))

Compte Zoom pour les webinaires

Ce qui est attendu ?

• Pour organiser les webinaires et les réunions

Améliorations potentielles :

• Prévoir un outil comme Klaxoon pour rendre les réunions plus participatives et documenter les questions des participants au fur et à mesure ?